Språkprofil og språkmal: en felles stemme i virksomheten

Hva er en språkprofil?

En språkprofil er et felles utgangspunkt for de som skriver på vegne av virksomheten. Den bør hjelpe medarbeiderne med konkrete valg: Hvem skriver vi til? Hva må leseren forstå? Hvordan forklarer vi fagspråk, og hvor personlige skal vi være?

Språkrådet omtaler språkprofilen som retningslinjer for god og effektiv kommunikasjon.. En praktisk profil gir medarbeiderne råd og eksempler de kjenner igjen. Et langt dokument som bare sier at språket skal være «profesjonelt», gir lite hjelp når noen skal svare en frustrert kunde.

Hva er en språkmal?

Ordet «mal» kan vise til ulike ting. Her mener vi en språkmal som samler bestemte språklige formvalg, ikke en ferdig brevtekst eller dokumentlayout.

I Nyno sine. stilmaler. er ord- og bøyingsformer sentrale. Et slikt oppsett kan hjelpe flere skribenter med å følge en husnorm. Det er mer avgrenset enn en full språkprofil, som også kan gi føringer for innhold, struktur og hvordan virksomheten møter leseren.

En nyttig arbeidsdeling er:

• Språkprofil: retning, leseromsyn, struktur og skrivemåte.
• Språkmal: konkrete valg som verktøyet kan bruke.
• Redaksjonell gjennomgang: vurdering av om den ferdige teksten er presis, relevant og passende.

Et eksempel på en enkel språkprofil

Tenk deg en virksomhet som ønsker tydelige og imøtekommende svar. En første profil kan se slik ut:

Område.	Valg i eksempelvirksomheten.
Leser.	Kunder som skal forstå hva de må gjøre videre.
Tone.	Saklig, vennlig og direkte.
Tiltale.	Vi skriver «du» til leseren og «vi» om virksomheten når det passer.
Struktur.	Svaret først, forklaringen etterpå.
Nynorskformer.	Vi velger e-infinitiv og formene «skule» og «byggje».
Fagord.	Vi forklarer ukjente begreper første gang de blir brukt.

Dette er et illustrerende oppsett, ikke en universell mal. En forskningsvirksomhet og et kundesenter kan trenge ulike føringer. Poenget er å oversette overordnede verdier til valg skribenten faktisk kan ta.

Hvor passer tone of voice inn?

«Tone of voice» handler om hvordan stemmen til virksomheten kommer til uttrykk. Ord som «nær» eller «trygg» må forklares gjennom språklige handlinger. Skal dere for eksempel vedgå et problem tidlig, bruke direkte tiltale eller avslutte med et tydelig neste steg?

Generelt:

Vi skal vere imøtekomande.

Mer konkret:

Når ein kunde melder om ein feil, forklarer vi først kva kunden kan gjere no. Deretter fortel vi kva vi gjer for å hjelpe.

En språkmal for bøying kan ikke alene avgjøre om et svar viser nok forståelse. Det må vurderes i sammenhengen der teksten skal brukes.

Slik får du profilen inn i arbeidsdagen

Start med noen teksttyper som mange skriver: e-post, nettartikler, brev eller innlegg i sosiale medier. Samle eksempler, velg noen få føringer og prøv dem på nye tekster. La medarbeiderne si fra om råd som er uklare eller vanskelige å bruke.

Plasser føringene der folk finner dem, og pek ut en eier. Når dere endrer en regel, bør både veiledningen og eventuelle verktøyinnstillinger følge etter. Les guiden om. språkvask og klarspråk. for en praktisk gjennomgang av tekstene.

Kan en språkmal brukes sammen med KI?

En språkprofil kan gi retningslinjer når medarbeidere lager utkast med en KI-assistent. Men en instruks til assistenten er ikke det samme som en kontrollert integrasjon mot en språkmal.

Vi utvikler Nyno språkmaler for en delt husnorm på tvers av arbeidsflater, blant annet via MCP. Målet er å gjøre virksomhetens språkvalg tilgjengelige der medarbeiderne skriver.

Uansett verktøy trenger dere en person som vurderer innhold og publisering. Samsvar med valgte språkformer er en del av kvaliteten på teksten.