Språkprofil og språkmal: ei felles stemme i verksemda

Kva er ein språkprofil?

Ein språkprofil er eit felles utgangspunkt for dei som skriv på vegner av verksemda. Han bør hjelpe medarbeidarane med konkrete val: Kven skriv vi til? Kva må lesaren forstå? Korleis forklarer vi fagspråk, og kor personlege skal vi vere?

Språkrådet omtalar språkprofilen som retningslinjer for god og effektiv kommunikasjon. Ein praktisk profil gir medarbeidarane råd og døme dei kjenner att. Eit langt dokument som berre seier at språket skal vere «profesjonelt», gir lite hjelp når nokon skal svare ein frustrert kunde.

Kva er ein språkmal?

Ordet «mal» kan vise til ulike ting. Her meiner vi ein språkmal som samlar bestemte språklege formval, ikkje ein ferdig brevtekst eller dokumentlayout.

I Nyno sine stilmalar er ord- og bøyingsformer sentrale. Eit slikt oppsett kan hjelpe fleire skribentar med å følgje ei husnorm. Det er meir avgrensa enn ein full språkprofil, som også kan gi føringar for innhald, struktur og korleis verksemda møter lesaren.

Ei nyttig arbeidsdeling er:

• Språkprofil: retning, lesaromsyn, struktur og skrivemåte.
• Språkmal: konkrete formval som verktøyet kan bruke.
• Redaksjonell gjennomgang: vurdering av om den ferdige teksten er presis, relevant og passande.

Eit døme på ein enkel språkprofil

Tenk deg ei verksemd som ønskjer tydelege og imøtekomande svar. Ein første profil kan sjå slik ut:

Område	Val i dømeverksemda
Lesar	Kundar som skal forstå kva dei må gjere vidare
Tone	Sakleg, venleg og direkte
Tiltale	Vi skriv «du» til lesaren og «vi» om verksemda når det passar
Struktur	Svaret først, forklaringa etterpå
Nynorskformer	Vi vel e-infinitiv og formene «skule» og «byggje»
Fagord	Vi forklarer ukjende omgrep første gong dei blir brukte

Dette er eit illustrerande oppsett, ikkje ein universell mal. Ei forskingsverksemd og eit kundesenter kan trenge ulike føringar. Poenget er å omsetje overordna verdiar til val skribenten faktisk kan ta.

Kvar passar tone of voice inn?

«Tone of voice» handlar om korleis stemma til verksemda kjem til uttrykk. Ord som «nær» eller «trygg» må forklarast gjennom språklege handlingar. Skal de til dømes vedgå eit problem tidleg, bruke direkte tiltale eller avslutte med eit tydeleg neste steg?

Generelt:

Vi skal vere imøtekomande.

Meir konkret:

Når ein kunde melder om ein feil, forklarer vi først kva kunden kan gjere no. Deretter fortel vi kva vi gjer for å hjelpe.

Ein språkmal for bøying kan ikkje åleine avgjere om eit svar viser nok forståing. Det må vurderast i samanhengen der teksten skal brukast.

Slik får de profilen inn i arbeidsdagen

Start med nokre teksttypar som mange skriv: e-post, nettsaker, brev eller innlegg i sosiale medium. Samle døme, vel nokre få føringar og prøv dei på nye tekstar. La medarbeidarane seie frå om råd som er uklare eller vanskelege å bruke.

Plasser føringane der folk finn dei, og peik ut ein eigar. Når de endrar ein regel, bør både rettleiinga og eventuelle verktøyinnstillingar følgje etter. Les guiden om språkvask og klarspråk for ein praktisk gjennomgang av tekstane.

Kan ein språkmal brukast saman med KI?

Ein språkprofil kan gi føringar når medarbeidarar lagar utkast med ein KI-assistent. Men ein instruks til assistenten er ikkje det same som ein kontrollert integrasjon mot ein språkmal.

Vi utviklar Nyno språkmaler for ei delt husnorm på tvers av arbeidsflater, mellom anna via MCP. Målet er å gjere verksemda sine språkval tilgjengelege der medarbeidarane skriv.

Uansett verktøy treng de ein person som vurderer innhald og publisering. Samsvar med utvalde språkformer er éin del av kvaliteten på teksten.